Politique de gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux

POLITIQUE DE GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX (LRSSS)

Nom de l’organisation : Clinique Chiropratique aux 4 Vents inc.
Date d’entrée en vigueur : 01-07-2024
Date de dernière révision : 14-09-2026
Responsable de l’application : François Barrière, directeur administratif

  1. Objectif de la politique

La présente politique vise à instaurer un cadre de gouvernance transparent et sécuritaire pour les renseignements de santé et de services sociaux (RSSS) détenus par Clinique Chiropratique aux 4 Vents inc. Elle garantit le respect de la vie privée des usagers tout en optimisant la circulation fluide des informations nécessaires au continuum de soins, conformément à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS).

  1. Champ d’application

Cette politique s’applique obligatoirement à :

    • L’ensemble du personnel (salariés, gestionnaires, professionnels de la santé).
    • Les stagiaires et étudiants.
    • Tout tiers ou partenaire externe lié par contrat ayant accès à des RSSS sous notre responsabilité.

Elle couvre tous les renseignements sous format technologique ou physique, du moment qu’ils permettent d’identifier directement ou indirectement un usager en lien avec sa santé ou ses services sociaux.

  1. Rôles et responsabilités

    • Le Responsable de la protection des renseignements (RPR) : Veille à l’application de la LRSSS, tient à jour le registre des incidents, approuve les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et sert de point de contact avec la Commission d’accès à l’information (CAI).
    • Les professionnels et le personnel autorisé : Accèdent uniquement aux renseignements strictement nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (principe du besoin de savoir). Ils doivent respecter les consignes de sécurité et participer aux formations obligatoires.

  1. Catégories de personnes autorisées et finalités d’utilisation

Les données de santé collectées sont exclusivement réservées aux profils suivants :

    • Personnel clinique (chiropraticienne, professionnels de la santé) : Pour la prestation directe de soins, l’évaluation de l’état de santé et le suivi thérapeutique.
    • Personnel administratif (Réception, facturation) : Pour la prise de rendez-vous, la constitution administrative du dossier et la facturation.

  1. Mesures de sécurité et gestion des accès

Pour protéger l’intégrité et la confidentialité des RSSS, l’organisation déploie : un contrôle d’accès strict par identifiants uniques et authentification forte.

  1. Processus de gestion des incidents de confidentialité

En cas de perte, d’accès non autorisé, de vol ou de fuite de RSSS :

    1. Détection et signalement : Tout employé témoin d’une anomalie doit la signaler immédiatement au Responsable de la protection des renseignements (RPR).
    2. Évaluation du risque : Le RPR évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux.
    3. Notification : Si le risque est avéré, l’organisation avisera sans délai la personne concernée, le ministre de la Santé et la CAI.
    4. Inscription au registre : L’incident est consigné dans le registre interne des incidents de confidentialité. 

  1. Droits des usagers (Accès et Rectification)

Chaque usager a le droit de :

  • Demander l’accès à son dossier de santé (ou via un représentant légal si applicable selon l’art. 22).
  • Demander la rectification d’un renseignement inexact ou incomplet.
  • Limiter ou refuser l’accès à ses renseignements de santé au sein des systèmes partagés du réseau de la santé.

Les demandes d’accès doivent être acheminées par écrit au RPR, qui y répondra dans les délais légaux prévus par la loi. 

  1. Conservation et destruction sécuritaire

Les RSSS sont conservés conformément aux calendriers de conservation de l’organisation et aux exigences des différents ordres professionnels de la santé (minimum 5 ans après la dernière consultation). Lorsque le délai de conservation expire (7 ans), les renseignements sont détruits de manière irréversible ou anonymisés de façon définitive.

  1. Formation et sensibilisation

Tout le personnel doit suivre une activité de formation obligatoire lors de son embauche, puis des rappels périodiques en matière de cybersécurité et de respect de la vie privée selon les directives de la LRSSS.

  1. Processus de traitement des plaintes

Toute plainte concernant la gestion des renseignements de santé peut être déposée auprès du RPR. L’organisation s’engage à traiter la plainte de manière équitable et à y répondre par écrit dans un délai maximal de 30 jours.